Za mzdy je v mnohých firmách zodpovedný jediný človek, ktorý zastrešuje celú mzdovú agendu. Čo sa stane, keď táto osoba náhle ochorie, alebo odíde na dlhodobú materskú dovolenku? Firmy stoja pred kritickým problémom, na ktorý musia nájsť riešenie takmer okamžite. Mzdy musia byť vyplatené v zákonnom termíne bez ohľadu na to, kto je práve k dispozícii – a práve tu vzniká pre veľa firiem citeľné riziko.
Najspoľahlivejší spôsob, ako zabezpečiť mzdy počas práceneschopnosti alebo materskej dovolenky mzdovej účtovníčky, je mať vopred pripravené zastupovanie – buď zaškoleného interného kolegu so zdieľaným prístupom k dokumentácii, alebo externého partnera na mzdový outsourcing, ktorý dokáže prevziať agendu okamžite a bez straty kontinuity. Firmy, ktoré riešia zastúpenie až v momente výpadku, sa najčastejšie dostávajú do meškania s výplatami a rizika pokút.
Prečo je táto situácia riziková
Mzdová agenda nie je len „spočítať výplaty“. Zahŕňa prihlasovanie a odhlasovanie zamestnancov do Sociálnej a zdravotných poisťovní, spracovanie PN a OČR, ročné zúčtovania, komunikáciu s úradmi a znalosť nastavenia konkrétnej firmy –špecifiká pracovných zmlúv, dochádzky, benefity. Dlhodobá neprítomnosť mzdovej účtovníčky môže spôsobiť:
- oneskorené výplaty a nespokojnosť zamestnancov,
- chyby v odvodoch, ktoré sa odhalia až pri kontrole,
- pokuty za nesplnené oznamovacie povinnosti voči poisťovniam,
- stratu prehľadu o zmenách v legislatíve počas dlhšej neprítomnosti (napr. celá materská dovolenka).
Možnosť 1: Interný záskok
Niektoré firmy riešia situáciu tak, že sa mzdy naučí spracovávať aj iný zamestnanec – napríklad z HR alebo účtovného oddelenia. Toto riešenie funguje len čiastočne:
- vyžaduje priebežné zaškoľovanie, aj keď záskok mzdy bežne nespracúva,
- záskok často nemá rovnakú prax ako mzdová účtovníčka, takže riziko chyby zostáva vysoké,
- ak firma rastie alebo sa mení legislatíva, záskok stráca krok rýchlejšie ako človek, ktorý sa mzdám venuje denne.
Možnosť 2: Externý partner na mzdový outsourcing
Druhé riešenie je mať vopred dohodnutého externého partnera, ktorý dokáže prevziať mzdovú agendu kedykoľvek – nielen v prípade dlhodobého výpadku, ale aj ako priebežné doplnenie internej mzdárky. Výhoda je v tom, že:
- agendu preberá tím, nie jeden človek – ak je jeden pracovník obchodného partnera nedostupný, zastúpi ho kolega,
- firma nemusí školiť náhradu – partner má know-how a aktuálnu legislatívu ako súčasť svojej bežnej práce,
- prechod je rýchly, pretože externí poskytovatelia majú zautomatizované procesy na prevzatie agendy od klienta,
- náklad je predvídateľný – firma platí za dohodnutý rozsah služby, nie za neistotu.
Ako sa na výpadok pripraviť vopred
Bez ohľadu na to, ktorú možnosť firma zvolí, je potrebné mať:
- Zdokumentovanú mzdovú agendu – prístupy, špecifiká zmlúv, benefity, termíny.
- Jasné určenie záskoku – interného alebo externého, vopred dohodnutého (najmä ak ide o obdobie materskej a rodičovskej dovolenky).
- Prístup k systémom pre viac ako jednu osobu, aby výpadok jedného prihlásenia neznamenal zastavenie práce.
- Zálohový plán pre dlhodobú neprítomnosť (napr. materská), keďže tu ide o mesiace, nie dni.
Čo je efektívnejšie pri dlhodobej neprítomnosti, napríklad počas materskej dovolenky?
Pri krátkodobej PN väčšinou stačí dočasné pokrytie agendy na pár dní. Počas trvania materskej a rodičovskej dovolenky je situácia diametrálne odlišná – ide o výpadok na niekoľko mesiacov až rokov (nezabudnime ani časté využívanie reťazových pôrodov…). Tu sa interné riešenie zvyčajne neoplatí, pretože firma by musela buď zamestnať dočasnú náhradu (s rizikom, že po návrate mzdárky bude mať dvoch ľudí na jednu pozíciu), alebo dlhodobo preťažovať iného zamestnanca. Externý mzdový outsourcing v tomto prípade rieši oba problémy naraz – firma platí len za reálne potrebný rozsah a po návrate pôvodnej mzdárky sa dá agenda plynulo vrátiť späť, alebo v spolupráci pokračovať.
Časté otázky
Kto spracuje mzdy, keď je mzdová účtovníčka na PN?
Ak nemá firma vopred dohodnuté zastupovanie, mzdy musí spracovať iný interný zamestnanec so znalosťou agendy alebo externý partner, ktorý agendu prevezme. Bez vopred pripraveného riešenia hrozí meškanie výplat.
Dá sa mzdový outsourcing dohodnúť len na obdobie materskej dovolenky?
Áno, mzdový outsourcing sa dá dohodnúť aj ako dočasné riešenie na presne definované obdobie, po ktorom sa agenda vráti späť internému zamestnancovi.
Čo sa stane, ak firma nezabezpečí spracovanie miezd počas výpadku mzdárky?
Firma riskuje oneskorené výplaty, chyby v odvodoch a prípadné pokuty zo strany Sociálnej poisťovne či zdravotných poisťovní za nesplnené oznamovacie povinnosti.
Je lacnejšie zamestnať dočasnú náhradu alebo využiť externého partnera?
Dočasná náhrada znamená plné náklady na zamestnanca – mzdu, odvody a zaškolenie – aj riziko, že po návrate pôvodnej mzdárky bude mať firma dvoch ľudí na jednu pozíciu. Externý partner umožňuje platiť len za reálne potrebný rozsah služby počas výpadku.
Neprítomnosť mzdovej účtovníčky – či už ide o krátkodobú PN, alebo dlhodobú materskú dovolenku – je riziko, ktoré sa dá riešiť dvoma spôsobmi: interným záskokom alebo externým partnerom. Kým interné riešenie funguje len obmedzene a vyžaduje priebežné zaškoľovanie, externý mzdový outsourcing dokáže prevziať agendu rýchlo, spoľahlivo a bez výpadku. Aj preto čoraz viac firiem rieši zastupovanie mzdovej agendy vopred.
Potrebujete mať istotu, že vaše mzdy budú spracované aj počas neprítomnosti internej mzdárky? Dohodnite si bezplatnú konzultáciu s MAHAX.
