Interná smernica
o prijímaní a preverovaní oznámení o protispoločenskej činnosti
vydaná spoločnosťou
MAHAX Slovakia s.r.o.
so sídlom Fábryho 394/46
951 01 Štitáre
IČO: 46 260 471
Článok I.
Úvodné ustanovenia
- Interná smernica sa vydáva v zmysle Zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov /ďalej len ako „Zákon č. 54/2019„/, ktorý upravuje podmienky poskytovania ochrany osobám v pracovnoprávnom vzťahu v súvislosti s oznamovaním kriminality alebo inej protispoločenskej činnosti (ďalej len „protispoločenská činnosť“) a práva a povinnosti osôb pri oznamovaní protispoločenskej činnosti. Tento zákon tiež upravuje zriadenie, postavenie a pôsobnosť Úradu na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti (ďalej len „úrad“).
- Táto interná smernica je vypracovaná v súlade s ustanovením § 10 ods. 8 Zákona č. 54/2019 a primerane upravuje postupy pri podávaní oznámení, ich preverovaní a oprávneniach zodpovednej osoby pri preverovaní oznámení, zachovaní mlčanlivosti a totožnosti oznamovateľa, evidovanie oznámení podľa § 11 ods. 1 Zákona 54/2019, oboznamovaní oznamovateľa s výsledkom preverenia jeho oznámenia, spracúvaní osobných údajov uvedených v oznámení spoločnosťou MAHAX Slovakia s.r.o., so sídlom Fábryho 394/46, 951 01 Štitáre, IČO: 46 260 471 zapísanou v Obchodnom registri vedenom pri Okresnom súde Nitra, v odd.: spoločnosť s ručením obmedzeným, vl.č.: 29417/N (ďalej len ako „Spoločnosť“ alebo „Zamestnávateľ“ v príslušnom gramatickom tvare).
- Táto smernica je právne záväzná pre všetkých zamestnancov Zamestnávateľa, ako aj jeho štatutárneho zástupcu.
- Oznamovanie protispoločenskej činnosti sa nepovažuje za porušenie zmluvnej povinnosti zachovávať mlčanlivosť ani za porušenie zachovávať mlčanlivosť podľa osobitných predpisov, ak ide o povinnosť vyplývajúcu z výkonu zamestnania, povolania, postavenia alebo funkcie a nejde o povinnosť mlčanlivosti podľa ustanovenia § 1 ods. 3 Zákona č. 54/2019.
Článok II.
Vymedzenie základných pojmov
- Oznamovateľom je fyzická osoba, ktorá v dobrej viere urobí oznámenie orgánu príslušnému na prijatie takéhoto oznámenia, úradu alebo zamestnávateľovi; za oznamovateľa sa považuje aj blízka osoba oznamovateľa, ktorá je v pracovnoprávnom vzťahu k tomu istému zamestnávateľovi ako oznamovateľ, k zamestnávateľovi, ktorý je závislou osobou vo vzťahu k zamestnávateľovi oznamovateľa alebo k zamestnávateľovi, ktorý je založený alebo zriadený zamestnávateľom oznamovateľa.
- Oznámenie je uvedenie skutočností, o ktorých sa fyzická osoba dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, povolania, postavenia alebo funkcie alebo v súvislosti s činnosťou vo verejnom záujme a ktoré sa týkajú protispoločenskej činnosti.
- Kvalifikovaným oznámením je oznámenie, ktoré môže prispieť alebo prispelo k objasneniu závažnej protispoločenskej činnosti alebo k zisteniu alebo k usvedčeniu jej páchateľa.
- Závažnou protispoločenskou činnosťou je:
- a) trestný čin poškodzovania finančných záujmov Európskej únie podľa § 261 až 263 Trestného zákona, trestný čin machinácií pri verejnom obstarávaní a verejnej dražbe podľa § 266 až 268 Trestného zákona, trestné činy verejných činiteľov podľa § 326 až 327a Trestného zákona alebo trestné činy korupcie podľa § 328 až 336b Trestného zákona,
- b) trestný čin, za ktorý Trestný zákon ustanovuje trest odňatia slobody s hornou hranicou trestnej sadzby prevyšujúcou tri roky,
- c) správny delikt, za ktorý možno uložiť pokutu s hornou hranicou určenou výpočtom,
- d) správny delikt, za ktorý možno uložiť pokutu s hornou hranicou vo výške najmenej 30 000,- eur.
- Pracovnoprávny vzťah je pracovný pomer, obdobný pracovný vzťah, štátnozamestnanecký pomer alebo služobný pomer.
- Zamestnávateľ je osoba, ktorá zamestnáva najmenej jednu fyzickú osobu v pracovnoprávnom vzťahu.
- Orgán verejnej moci je:
- a) štátny orgán, obec, vyšší územný celok,
- b) právnická osoba zriadená zákonom a právnická osoba zriadená štátom, obcou alebo vyšším územným celkom podľa osobitného predpisu,
- c) právnická osoba založená osobou uvedenou v prvom bode alebo v druhom bode,
- d) právnická osoba, ktorej zákon zveruje právomoc rozhodovať o právach a povinnostiach v oblasti verejnej správy.
- Konaním v dobrej viere je konanie fyzickej osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe, a vedomosti, ktoré v čase oznámenia má, sa odôvodnene domnieva, že uvádzané skutočnosti sú pravdivé; v pochybnostiach sa konanie považuje za konanie v dobrej viere, dovtedy, kým sa nepreukáže opak.
Článok III.
Určenie zodpovednej osoby
- Zamestnávateľ určuje v súlade s ustanovením § 10 ods. 1 a nasl. Zákona č. 54/2019 organizačnú zložku alebo osobu (ďalej len „Zodpovedná osoba) ktorá plní úlohy zamestnávateľa podľa odsekov 4 až 7 a § 11 ods. 1; na základe zmluvy so zamestnávateľom môže byť zodpovednou osobou aj osoba, ktorá nie je zamestnancom.
- Zodpovednou osobu je Mgr. Klaudia Mišurová Rojková (ďalej aj ako „Zodpovedná osoba“).
Článok IV.
Podávanie a prijímanie oznámení
- Oznámenie možno podať písomne, ústne formou spísania úradného záznamu, alebo elektronickou poštou.
- Písomné oznámenie sa podáva/doručuje priamo Zodpovednej osobe v prevádzke Zamestnávateľa alebo zásielkou označenou ako ,,Oznámenie podľa Zákona č.54/2019“ na adresu sídla spoločnosti.
- Ústne podanie podnetu formou spísania úradného záznamu možno uskutočniť v pracovné dni v čase od: 10:00 hod. do: 14:00 hod., a to v kancelárii Zodpovednej osoby na adrese: Sládkovičova 7, 949 01 Nitra.
- Podanie oznámenia elektronickou formou je možné uskutočniť nepretržite, na adresu Zodpovednej osoby: personalne@mahax.sk.
- Pri podávaní oznámenia musí zamestnanec dbať na to, aby bolo oznámenie doručené priamo Zodpovednej osobe.
- Oznámenia prijaté prostredníctvom elektronickej pošty, alebo zásielkou, ktoré prijala osoba odlišná od Zodpovednej osoby, je táto osoba povinná bezodkladne postúpiť na vybavenie Zodpovednej osobe. Táto osoba je povinná zachovávať mlčanlivosť o všetkých skutočnostiach, o ktorých sa dozvedela pri prijatí oznámenia.
V súlade s ustanovením § 10 ods. 4 Zákona č. 54/2019 označenie zodpovednej osoby a spôsoby podávania oznámení a informácie o vnútornom systéme preverovania oznámení v stručnej, zrozumiteľnej podobe sú zverejnené na webovom sídle Spoločnosti www.mahax.sk.
Článok V.
Preverovanie oznámení a oprávnenia Zodpovednej osoby
- Na preverovanie oznámení je príslušná Zodpovedná osoba Spoločnosti uvedená v Čl. III ods. 2 tejto internej smernice.
- Zamestnávateľ prostredníctvom zodpovednej osoby je povinný prijať každé oznámenie.
- Zodpovedná osoba je viazaná len pokynmi štatutárneho orgánu zamestnávateľa alebo štatutárneho orgánu materskej spoločnosti, ak nie je zodpovednou osobou priamo štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu.
- Pokiaľ z obsahu oznámenia vyplýva, že nejde o oznámenie podľa tejto internej smernice, ale na vybavenie podania je príslušný iný orgán, Zodpovedná osoba podanie bezodkladne postúpi tomuto orgánu. O tejto skutočnosti bezodkladne informuje podávateľa oznámenia.
- Zamestnávateľ prostredníctvom zodpovednej osoby je povinný prijať a preveriť každé oznámenie do 90 dní od jeho prijatia; túto lehotu môže predĺžiť o ďalších 30 dní s tým, že predĺženie oznámi oznamovateľovi s uvedením dôvodov predĺženia. Za preverenie oznámenia sa považuje aj postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov.
- Porušenie povinnosti podľa Článku V. ods. 5 tejto internej smernice sa považuje za závažné porušenie pracovnej disciplíny.
- V prípade potreby doplnenia alebo upresnenia údajov uvedených v oznámení Zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu vyzve podávateľa oznámenia na jeho doplnenie alebo upresnenie s určením lehoty na uskutočnenie tohto úkonu. Lehota na doplnenie podania nesmie byť kratšia ako sedem (7) dní odo dňa doručenia písomnej výzvy.
- V prípade, že oznámenie napriek postupu Zodpovednej osoby v súlade s Čl. V ods. 7 tejto internej smernice nebude doplnený a Zodpovedná osoba pre tento nedostatok oznámenia nemôže preveriť, vyznačí tento dôvod v evidencii oznámení.
- Pokiaľ oznámenie smeruje voči konkrétnemu zamestnancovi alebo štatutárnemu zástupcovi zamestnávateľa (ďalej len ako „dotknutý zamestnanec“ a „štatutárny zástupca“ v príslušnom gramatickom tvare), Zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu oboznámi dotknutého zamestnanca alebo štatutárneho zástupcu s obsahom oznámenia a umožní mu vyjadriť sa k nemu, ako aj predložiť doklady, písomnosti či iné informácie potrebné na spoľahlivé preverenie veci. Pri oboznamovaní s obsahom oznámenia je Zodpovedná osoba povinná dbať na zachovanie mlčanlivosti o totožnosti podávateľa oznámenia, a na ochranu osobných údajov podávateľa oznámenia príp. iných osôb podľa zákona č. 18/2018 Z. z. v znení neskorších predpisov.
- V prípade, že z informácií, ktoré sú súčasťou alebo prílohou oznámenia, možno vyvodiť totožnosť podávateľa oznámenia, Zodpovedná osoba s takýmito informáciami dotknutého zamestnanca ani štatutárneho zástupcu neoboznámi, ale vyzve ho len na uvedenie, resp. predloženie skutočností nevyhnutných na spoľahlivé preverenie oznámenia.
- Zodpovedná osoba ako aj Zamestnávateľ, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o totožnosti podávateľa oznámenia.
- Zodpovedná osoba je oprávnená v potrebnom rozsahu písomne vyzvať podávateľa oznámenia, ako aj Zamestnávateľa, Dotknutého zamestnanca či štatutárneho zástupcu na spoluprácu pri preverovaní oznámenia spolu s určením primeranej lehoty na poskytnutie súčinnosti. O poskytnutí potrebnej súčinnosti spíše Zodpovedná osoba záznam, ktorý dotknutá osoba podpíše. Neposkytnutie požadovanej súčinnosti sa považuje za hrubé porušenie pracovnej disciplíny.
- Zodpovedná osoba je vylúčená z preverovania oznámenia, ak podnet smeruje priamo voči jej osobe alebo v prípade ak vzhľadom na skutočnosti, ktoré sú uvedené v oznámení alebo okolnosti prípadu, možno mať pochybnosti o nezaujatosti zodpovednej osoby s prihliadnutím na jej pomer k preverovanej veci, k podávateľovi oznámenia alebo k iným osobám, ktorých sa oznámenie či už priamo alebo nepriamo týka.
- V prípade vylúčenia zodpovednej osoby zamestnávateľ pre tento prípad určí a písomne poverí preverím oznámenia inú vhodnú zodpovednú osobu.
- Ak sa pri preverovaní oznámenia preukáže, že prišlo k spáchaniu trestného činu, je Zodpovedná osoba povinná bezodkladne túto skutočnosť oznámiť orgánom činným v trestnom konaní.
Článok VI.
Spôsob oboznámenia oznamovateľa s výsledkom preverenia oznámenia
- O výsledku preverenia oznámenia spíše Zodpovedná osoba písomný záznam, v ktorom zhrnie skutočnosti, ktoré uvádza oznamovateľ, a zároveň sa vyjadrí ku každej skutočnosti, a to z hľadiska preverenia pravdivosti tvrdených skutočností a z hľadiska posúdenia ich právnej relevancie vo vzťahu k možnému naplneniu prvku protiprávnosti.
- Pred vyhotovením písomného záznamu o výsledku preverenia oznámenia Zodpovedná osoba umožní oznamovateľovi vyjadriť sa k zisteným záverom. Pokiaľ oznamovateľ uvedie ďalšie, príp. nové skutočnosti alebo so zistenými závermi nesúhlasí, Zodpovedná osoba sa musí s týmito skutočnosťami a nesúhlasnými námietkami vysporiadať v písomnom zázname o výsledku preverenia oznámenia a uviesť, či považuje tieto skutočnosti a námietky za opodstatnené.
- Výsledok preverenia oznámenia vo forme písomného záznamu o výsledku preverenia oznámenia je Zodpovedná osoba povinná zaslať oznamovateľovi najneskôr do 10 dní odo dňa ukončenia preverenia oznámenia na adresu, ktorá uviedol v oznámení.
- Ak sa oznamovateľ domnieva, že v súvislosti s oznámením bol voči nemu urobený pracovnoprávny úkon, s ktorým nesúhlasí, môže požiadať úrad do 15 dní odo dňa, keď sa dozvedel o pracovnoprávnom úkone, o pozastavenie účinnosti tohto pracovnoprávneho úkonu.
Článok VII.
Spracúvanie osobných údajov a ochrana osobných údajov oznamovateľa
- Pri spracúvaní osobných údajov získaných pri preverovaní oznámenia sa postupuje podľa osobitného predpisu (Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES zo dňa 27. apríla 2016 a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov).
- Zodpovedná osoba na účely evidencie a preverovania oznámenia spracúva osobné údaje v rozsahu:
- a) meno, priezvisko, pobyt oznamovateľa,
- b) meno, priezvisko osoby, voči ktorej je oznámenie podané a názov jej pracovného miesta,
- c) meno, priezvisko osoby, ktorá podáva zodpovednej osobe k oznámeniu vysvetlenie a názov jej pracovného miesta.
- Osobné údaje uvedené sa uchovávajú tri roky odo dňa prijatia oznámenia.
- Oznamovateľ poskytuje osobné údaje pravdivé a aktuálne, aby sa nezmarilo preverovanie.
- Oznamovateľ má právo:
- a) žiadať o prístup k svojim osobným údajom,
- b) žiadať o opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania svojich osobných údajov,
- c) namietať spracúvanie svojich osobných údajov,
- d) na prenosnosť osobných údajov,
- e) podať návrh na začatie konania na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky,
- f) požiadať zamestnávateľa o výkon svojich práv týkajúcich ochrany osobných údajov.
Článok VIII.
Evidencia podnetov
- Zodpovedná osoba eviduje oznámenia v evidencii oznámení oddelene od evidencie ostatných písomností. Evidenciu oznámení Zodpovedná osoba vedie podľa §11 Zákona č. 54/2019.
- Zamestnávateľ, prostredníctvom Zodpovednej osoby je povinný najmenej počas troch rokov odo dňa doručenia oznámenia viesť evidenciu oznámení v rozsahu:
- a) dátum doručenia oznámenia,
- b) meno, priezvisko a pobyt oznamovateľa,
- c) predmet oznámenia,
- d) výsledok preverenia oznámenia,
- e) dátum skončenia preverenia oznámenia.
- Každé novoprijaté oznámenie je Zodpovedná osoba povinná bezodkladne zaevidovať v evidencii oznámení pod číslom oznámenia, ktoré pozostáva z poradového čísla jeho doručenia a roku doručenia.
- Zamestnávateľ je povinný údaje uvedené v odseku 1 uchovávať v evidencii oznámení tri roky odo dňa doručenia oznámenia.
Článok IX.
Záverečné ustanovenia
- Táto interná smernica je dostupná všetkým adresátom, najmä zamestnancom Spoločnosti na webovom sídle spoločnosti: www.mahax.sk.
- Touto smernicou sa zrušujú všetky doteraz vydané interné smernice o prijímaní a preverovaní podnetov o protispoločenskej činnosti a ich dodatky, vydané spoločnosťou MAHAX Slovakia s.r.o..
- Zamestnávateľ zabezpečí informovanie všetkých zamestnancov o tejto internej smernici a o zákone č. 54/2019.
- Táto interná smernica nadobúda účinnosť dňom podpísania štatutárnym orgánom spoločnosti.
Túto internú smernicu prijal a schválil v Nitre, dňa 01.10.2022.
Alexander Hörik, konateľ