Interná smernica o prijímaní a preverovaní oznámení o protispoločenskej činnosti

Článok I.

Úvodné ustanovenia

1. Interná smernica sa vydáva v zmysle Zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov /ďalej len ako „Zákon č. 54/2019„/, ktorý upravuje podmienky poskytovania ochrany osobám v pracovnoprávnom vzťahu v súvislosti s oznamovaním kriminality alebo inej protispoločenskej činnosti (ďalej len „protispoločenská činnosť“) a práva a povinnosti osôb pri oznamovaní protispoločenskej činnosti. Tento zákon tiež upravuje zriadenie, postavenie a pôsobnosť Úradu na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti (ďalej len „úrad“).

• Táto interná smernica je vypracovaná v súlade s ustanovením § 10 ods. 8 Zákona č. 54/2019 a primerane upravuje postupy pri podávaní oznámení, ich preverovaní a oprávneniach zodpovednej osoby pri preverovaní oznámení, zachovaní mlčanlivosti a totožnosti oznamovateľa, evidovanie oznámení podľa § 11 ods. 1 Zákona 54/2019, oboznamovaní oznamovateľa s výsledkom preverenia jeho oznámenia, spracúvaní osobných údajov uvedených v oznámení spoločnosťou MAHAX Slovakia s.r.o., so sídlom Fábryho 394/46, 951 01 Štitáre, IČO: 46 260 471 zapísanou v Obchodnom registri vedenom pri Okresnom súde Nitra, v odd.: spoločnosť s ručením obmedzeným, vl.č.: 29417/N (ďalej len ako „Spoločnosť“ alebo „Zamestnávateľ“ v príslušnom gramatickom tvare).

• Táto smernica je právne záväzná pre všetkých zamestnancov Zamestnávateľa, ako aj jeho štatutárneho zástupcu.

• Oznamovanie protispoločenskej činnosti sa nepovažuje za porušenie zmluvnej povinnosti zachovávať mlčanlivosť ani za porušenie zachovávať mlčanlivosť podľa osobitných predpisov, ak ide o povinnosť vyplývajúcu z výkonu zamestnania, povolania, postavenia alebo funkcie a nejde o povinnosť mlčanlivosti podľa ustanovenia § 1 ods. 3 Zákona č. 54/2019.

Článok II.

Vymedzenie základných pojmov

1. Oznamovateľom je fyzická osoba, ktorá v dobrej viere urobí oznámenie orgánu príslušnému na  prijatie takéhoto oznámenia, úradu alebo zamestnávateľovi; za oznamovateľa sa považuje aj blízka osoba oznamovateľa, ktorá je v pracovnoprávnom vzťahu k tomu istému zamestnávateľovi ako oznamovateľ, k zamestnávateľovi, ktorý je závislou osobou vo vzťahu k zamestnávateľovi oznamovateľa alebo k zamestnávateľovi, ktorý je založený alebo zriadený zamestnávateľom oznamovateľa.

1. Oznámenie je uvedenie skutočností, o ktorých sa fyzická osoba dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, povolania, postavenia alebo funkcie alebo v súvislosti s činnosťou vo verejnom záujme a ktoré sa týkajú protispoločenskej činnosti.

1. Kvalifikovaným oznámením je oznámenie, ktoré môže prispieť alebo prispelo k objasneniu závažnej protispoločenskej činnosti alebo k zisteniu alebo k usvedčeniu jej páchateľa.

1. Závažnou protispoločenskou činnosťou je: 

1. a) trestný čin poškodzovania finančných záujmov Európskej únie podľa § 261 až 263 Trestného zákona, trestný čin machinácií pri verejnom obstarávaní a verejnej dražbe podľa § 266 až 268 Trestného zákona, trestné činy verejných činiteľov podľa § 326 až 327a Trestného zákona alebo trestné činy korupcie podľa § 328 až 336b Trestného zákona,
2. b) trestný čin, za ktorý Trestný zákon ustanovuje trest odňatia slobody s hornou hranicou trestnej sadzby prevyšujúcou tri roky,
3. c) správny delikt, za ktorý možno uložiť pokutu s hornou hranicou určenou výpočtom, 
4. d) správny delikt, za ktorý možno uložiť pokutu s hornou hranicou vo výške najmenej 30 000,- eur. 

1. Pracovnoprávny vzťah je pracovný pomer, obdobný pracovný vzťah, štátnozamestnanecký pomer alebo služobný pomer.

1. Zamestnávateľ je osoba, ktorá zamestnáva najmenej jednu fyzickú osobu v pracovnoprávnom vzťahu. 

1. Orgán verejnej moci je:

1. a) štátny orgán, obec, vyšší územný celok,
2. b) právnická osoba zriadená zákonom a právnická osoba zriadená štátom, obcou alebo vyšším územným celkom podľa osobitného predpisu,
3. c) právnická osoba založená osobou uvedenou v prvom bode alebo v druhom bode,
4. d) právnická osoba, ktorej zákon zveruje právomoc rozhodovať o právach a povinnostiach v oblasti verejnej správy.

1. Konaním v dobrej viere je  konanie fyzickej osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe, a vedomosti, ktoré v čase oznámenia má, sa odôvodnene domnieva, že uvádzané skutočnosti sú pravdivé; v pochybnostiach sa konanie považuje za konanie v dobrej viere, dovtedy, kým sa nepreukáže opak.

Článok III.

Určenie zodpovednej osoby

1. Zamestnávateľ určuje v súlade s ustanovením § 10 ods. 1 a nasl. Zákona č. 54/2019 organizačnú zložku alebo osobu (ďalej len „Zodpovedná osoba) ktorá plní úlohy zamestnávateľa podľa odsekov 4 až 7 a § 11 ods. 1; na základe zmluvy so zamestnávateľom môže byť zodpovednou osobou aj osoba, ktorá nie je zamestnancom. 

1. Zodpovednou osobu je  Mgr. Klaudia Mišurová Rojková (ďalej aj ako „Zodpovedná osoba“). 

Článok IV.

Podávanie a prijímanie oznámení

1. Oznámenie možno podať písomne, ústne formou spísania úradného záznamu, alebo elektronickou poštou.

1. Písomné oznámenie sa podáva/doručuje priamo Zodpovednej osobe v prevádzke Zamestnávateľa alebo zásielkou označenou ako ,,Oznámenie podľa Zákona č.54/2019“ na adresu sídla spoločnosti.

1. Ústne podanie podnetu formou spísania úradného záznamu možno uskutočniť v pracovné dni v čase od: 10:00 hod. do: 14:00 hod., a to v kancelárii Zodpovednej osoby na adrese: Sládkovičova 7, 949 01 Nitra.

1. Podanie oznámenia elektronickou formou je možné uskutočniť nepretržite, na adresu Zodpovednej osoby: personalne@mahax.sk.

1. Pri podávaní oznámenia musí zamestnanec dbať na to, aby bolo  oznámenie doručené priamo Zodpovednej osobe.

1. Oznámenia prijaté prostredníctvom elektronickej pošty, alebo zásielkou, ktoré prijala osoba odlišná od Zodpovednej osoby, je táto osoba povinná bezodkladne postúpiť na vybavenie Zodpovednej osobe. Táto osoba je povinná zachovávať mlčanlivosť o všetkých skutočnostiach, o ktorých sa dozvedela pri prijatí oznámenia.

V súlade s ustanovením § 10 ods. 4 Zákona č. 54/2019 označenie zodpovednej osoby a spôsoby podávania oznámení a  informácie o vnútornom systéme preverovania oznámení v stručnej, zrozumiteľnej podobe sú zverejnené  na webovom sídle Spoločnosti www.mahax.sk.

Článok V.

Preverovanie oznámení a oprávnenia Zodpovednej osoby

• Na preverovanie oznámení je príslušná Zodpovedná osoba Spoločnosti uvedená v Čl. III ods. 2 tejto internej smernice. 

• Zamestnávateľ prostredníctvom zodpovednej osoby je povinný prijať každé oznámenie. 

• Zodpovedná osoba je viazaná len pokynmi štatutárneho orgánu zamestnávateľa alebo štatutárneho orgánu materskej spoločnosti, ak nie je zodpovednou osobou priamo štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu.

• Pokiaľ z obsahu oznámenia vyplýva, že nejde o oznámenie podľa tejto internej smernice, ale na vybavenie podania je príslušný iný orgán, Zodpovedná osoba podanie bezodkladne postúpi tomuto orgánu. O tejto skutočnosti bezodkladne informuje podávateľa oznámenia.

• Zamestnávateľ prostredníctvom zodpovednej osoby je povinný prijať a preveriť každé oznámenie do 90 dní od jeho prijatia; túto lehotu môže predĺžiť o ďalších 30 dní s tým, že predĺženie oznámi oznamovateľovi s uvedením dôvodov predĺženia. Za preverenie oznámenia sa považuje aj postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov.

• Porušenie povinnosti podľa Článku V.  ods. 5 tejto internej smernice sa považuje za závažné porušenie pracovnej disciplíny.

• V prípade potreby doplnenia alebo upresnenia údajov uvedených v oznámení Zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu vyzve podávateľa oznámenia na jeho doplnenie alebo upresnenie s určením lehoty na uskutočnenie tohto úkonu. Lehota na doplnenie podania nesmie byť kratšia ako sedem (7) dní odo dňa doručenia písomnej výzvy. 

• V prípade, že oznámenie napriek postupu Zodpovednej osoby v súlade s Čl. V ods. 7 tejto internej smernice nebude doplnený a Zodpovedná osoba pre tento  nedostatok oznámenia nemôže preveriť, vyznačí tento dôvod v evidencii oznámení.

• Pokiaľ oznámenie smeruje voči konkrétnemu zamestnancovi alebo štatutárnemu zástupcovi zamestnávateľa (ďalej len ako „dotknutý zamestnanec“ a „štatutárny zástupca“ v príslušnom gramatickom tvare), Zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu oboznámi dotknutého zamestnanca alebo štatutárneho zástupcu s obsahom oznámenia a umožní mu vyjadriť sa k nemu, ako aj predložiť doklady, písomnosti či iné informácie potrebné na spoľahlivé preverenie veci. Pri oboznamovaní s obsahom oznámenia je Zodpovedná osoba povinná dbať na zachovanie mlčanlivosti o totožnosti podávateľa oznámenia, a na ochranu osobných údajov podávateľa oznámenia príp. iných osôb podľa zákona č. 18/2018 Z. z. v znení neskorších predpisov.

• V prípade, že z informácií, ktoré sú súčasťou alebo prílohou oznámenia, možno vyvodiť totožnosť podávateľa oznámenia, Zodpovedná osoba s takýmito informáciami dotknutého zamestnanca ani štatutárneho zástupcu neoboznámi, ale vyzve ho len na uvedenie, resp. predloženie skutočností nevyhnutných na spoľahlivé preverenie oznámenia.

• Zodpovedná osoba ako aj Zamestnávateľ, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o totožnosti podávateľa oznámenia.

• Zodpovedná osoba je oprávnená v potrebnom rozsahu písomne vyzvať podávateľa oznámenia, ako aj Zamestnávateľa, Dotknutého zamestnanca či štatutárneho zástupcu na spoluprácu pri preverovaní oznámenia spolu s určením primeranej lehoty na poskytnutie súčinnosti. O poskytnutí potrebnej súčinnosti spíše Zodpovedná osoba záznam, ktorý dotknutá osoba podpíše. Neposkytnutie požadovanej súčinnosti sa považuje za hrubé porušenie pracovnej disciplíny.

• Zodpovedná osoba je vylúčená z preverovania oznámenia, ak podnet smeruje priamo voči jej osobe alebo v prípade ak vzhľadom na skutočnosti, ktoré sú uvedené v oznámení alebo okolnosti prípadu, možno mať pochybnosti o nezaujatosti zodpovednej osoby s prihliadnutím na jej pomer k preverovanej veci, k podávateľovi oznámenia alebo k iným osobám, ktorých sa oznámenie či už priamo alebo nepriamo týka.

• V prípade vylúčenia zodpovednej osoby  zamestnávateľ pre tento prípad  určí a písomne poverí preverím oznámenia inú vhodnú zodpovednú osobu.

• Ak sa pri preverovaní oznámenia preukáže, že prišlo k spáchaniu trestného činu, je Zodpovedná osoba povinná bezodkladne túto skutočnosť oznámiť orgánom činným v trestnom konaní.

Článok VI.

Spôsob oboznámenia oznamovateľa s výsledkom preverenia oznámenia

• O výsledku preverenia oznámenia spíše Zodpovedná osoba písomný záznam, v ktorom zhrnie skutočnosti, ktoré uvádza oznamovateľ, a zároveň sa vyjadrí ku každej skutočnosti, a to z hľadiska preverenia pravdivosti tvrdených skutočností a z hľadiska posúdenia ich právnej relevancie vo vzťahu k možnému naplneniu prvku protiprávnosti.

• Pred vyhotovením písomného záznamu o výsledku preverenia oznámenia Zodpovedná osoba umožní oznamovateľovi vyjadriť sa k zisteným záverom. Pokiaľ oznamovateľ uvedie ďalšie, príp. nové skutočnosti alebo so zistenými závermi nesúhlasí, Zodpovedná osoba sa musí s týmito skutočnosťami a nesúhlasnými námietkami vysporiadať v písomnom zázname o výsledku preverenia oznámenia a uviesť, či považuje tieto skutočnosti a námietky za opodstatnené.

• Výsledok preverenia oznámenia vo forme písomného záznamu o výsledku preverenia oznámenia je Zodpovedná osoba povinná zaslať oznamovateľovi najneskôr do 10 dní odo dňa ukončenia preverenia oznámenia na adresu, ktorá uviedol v oznámení.

1. Ak sa oznamovateľ domnieva, že v súvislosti s oznámením bol voči nemu urobený pracovnoprávny úkon, s ktorým nesúhlasí, môže požiadať úrad do 15 dní odo dňa, keď sa dozvedel o pracovnoprávnom úkone, o pozastavenie účinnosti tohto pracovnoprávneho úkonu.

Článok VII.

Spracúvanie osobných údajov a ochrana osobných údajov oznamovateľa

1. Pri spracúvaní osobných údajov získaných pri preverovaní oznámenia sa postupuje podľa osobitného predpisu (Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES zo dňa 27. apríla 2016 a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov).

2. Zodpovedná osoba na účely evidencie a preverovania oznámenia spracúva osobné údaje v rozsahu: 
3. a) meno, priezvisko, pobyt oznamovateľa,
4. b) meno, priezvisko osoby, voči ktorej je oznámenie podané a názov jej pracovného miesta,
5. c) meno, priezvisko osoby, ktorá podáva zodpovednej osobe k oznámeniu vysvetlenie a názov jej pracovného miesta.

3. Osobné údaje uvedené sa uchovávajú tri roky odo dňa prijatia oznámenia.

4. Oznamovateľ poskytuje osobné údaje pravdivé a aktuálne, aby sa nezmarilo preverovanie.

5. Oznamovateľ má právo:
6. a) žiadať o prístup k svojim osobným údajom,
7. b) žiadať o opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania svojich osobných údajov,
8. c) namietať spracúvanie svojich osobných údajov,
9. d) na prenosnosť osobných údajov,
10. e) podať návrh na začatie konania na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky,
11. f) požiadať zamestnávateľa o výkon svojich práv týkajúcich ochrany osobných údajov.

Článok VIII.

Evidencia podnetov

1. Zodpovedná osoba eviduje oznámenia v evidencii oznámení oddelene od evidencie ostatných  písomností. Evidenciu oznámení Zodpovedná osoba vedie podľa §11 Zákona č. 54/2019.

1. Zamestnávateľ, prostredníctvom Zodpovednej osoby je povinný najmenej počas troch rokov odo dňa doručenia oznámenia viesť evidenciu oznámení v rozsahu:

1. a) dátum doručenia oznámenia,
2. b) meno, priezvisko a pobyt oznamovateľa,
3. c) predmet oznámenia,
4. d) výsledok preverenia oznámenia,
5. e) dátum skončenia preverenia oznámenia.

3. Každé novoprijaté oznámenie je Zodpovedná osoba povinná bezodkladne zaevidovať v evidencii oznámení pod číslom oznámenia, ktoré pozostáva z poradového čísla jeho doručenia a roku doručenia.

4. Zamestnávateľ je povinný údaje uvedené v odseku 1 uchovávať v evidencii oznámení tri roky odo dňa doručenia oznámenia. 

Článok IX.

Záverečné ustanovenia

1. Táto interná smernica je dostupná všetkým adresátom, najmä zamestnancom Spoločnosti na webovom sídle spoločnosti: www.mahax.sk.

2. Touto smernicou sa zrušujú všetky doteraz vydané interné smernice o prijímaní a preverovaní podnetov o protispoločenskej činnosti a ich dodatky, vydané spoločnosťou MAHAX Slovakia s.r.o..

3. Zamestnávateľ zabezpečí informovanie všetkých zamestnancov o tejto internej smernici a o  zákone č. 54/2019.

4. Táto interná smernica nadobúda účinnosť dňom podpísania štatutárnym orgánom spoločnosti.

Túto internú smernicu prijal a schválil v Nitre, dňa 01.10.2022. 

Alexander Hörik, konateľ