Veľa firiem sa outsourcingu miezd obáva práve kvôli samotnému prechodu – strach z výpadku, straty informácií alebo chaosu v prvom mesiaci je pochopiteľný. Práve preto máme v MAHAX prevzatie agendy rozpracované do presného postupu, ktorý sme si overili pri desiatkach klientov naprieč rôznymi odvetviami. Nasledujúcich 7 krokov je presne to, čím prechádzame s každou novou firmou ešte predtým, než spracujeme prvú výplatu.
V MAHAX pri prevzatí mzdovej agendy postupujeme podľa 7 krokov, ktoré sa nám počas rokov praxe osvedčili. Vďaka tomuto postupu preberáme agendu bez výpadku výplat a bez chýb, ktoré pri unáhlenom prechode bežne hrozia. Na to, čo vás pri odovzdávaní mzdovej agendy čaká, sa môžete pozrieť spolu s nami:
1. Spoznáme firmu a mzdové predpisy
Prvé, čo v MAHAX urobíme, nie je otváranie tabuliek so mzdami, ale potrebujeme spoznať firmu ako celok. Zaujíma nás, akým smerom sa firma uberá, aké má interné pravidlá a či si popri dodržiavaní zákonov nastavila aj vlastné špecifické spôsoby odmeňovania alebo internú smernicu nad rámec Zákonníka práce.
2. Zmapujeme štruktúru zamestnancov a pozícií
Ďalším krokom je prehľad organizačnej štruktúry – kto je na akej pozícii, ako sú zamestnanci zaradení a kto komu podlieha. Toto zaradenie priamo ovplyvňuje mzdové triedy, nárok na príplatky aj to, kto v rámci firmy jednotlivé zmeny schvaľuje. Túto štruktúru si u každého klienta zdokumentujeme, čo nám uľahčí riešiť prípadné nejasnosti.
3. Oboznámime sa s kolektívnou zmluvou a mzdovou osnovou
Ak má firma kolektívnu zmluvu, väčšinou obsahuje podmienky nad rámec zákona – vyššie príplatky, dodatočné dni dovolenky alebo osobitné odmeny. Rovnako dôležitá je mzdová osnova, teda systém tarifných tried, podľa ktorých sa mzdy priraďujú.
4. Zosumarizujeme mzdové príplatky a benefity
Okrem zákonných príplatkov má takmer každá firma aj vlastný systém benefitov – stravné nad rámec zákona, príspevok na dopravu, wellness balíček, 13. či 14. plat, vernostné odmeny. Všetky tieto benefity si so zástupcom firmy prejdeme a zaradíme do nášho mzdového systému tak, aby sa vo výplate premietli presne podľa interných pravidiel firmy, nie podľa všeobecného štandardu.
5. Nastavíme komunikáciu s vedením aj so zamestnancami
Prechod na outsourcing znamená pre zamestnancov aj zmenu toho, na koho sa obrátia s otázkou k výplatnej páske alebo dovolenke. Preto si vopred jasne nastavíme, kto je ich kontaktná osoba v MAHAX, akým kanálom (e-mail, telefón) budeme bežné otázky riešiť a v akom čase môžu očakávať odpoveď. Rovnako si s vedením firmy dohodneme termíny reportov, spôsob schvaľovania podkladov a postup pri riešení prípadných nezrovnalostí – aby nikto nemusel po prvom mesiaci zisťovať, na koho sa má obrátiť.
6. Skontrolujeme personálnu dokumentáciu vrátane GDPR
Súčasťou prevzatia agendy je aj kontrola vzorových dokumentov – pracovných zmlúv, dodatkov, interných smerníc – a ich prípadná aktualizácia. Zároveň spolu s firmou zabezpečíme súlad s GDPR: zamestnanci musia byť informovaní, že ich osobné a mzdové údaje bude odteraz spracúvať MAHAX, a to na základe platného právneho titulu a s riadnou dokumentáciou. Tento krok nikdy nepreskakujeme, aj keď sa môže zdať administratívny – chráni firmu aj jej zamestnancov.
7. Dohodneme presný harmonogram spracovania a odovzdávania miezd
Posledný, no z pohľadu praxe najdôležitejší krok je harmonogram – dokedy nám firma odovzdá podklady (dochádzka, zmeny, nástupy a výstupy), dokedy pripravíme návrh miezd, dokedy ho firma odsúhlasí a kedy mzdy odídu na výplatu. Tento harmonogram je presne to, vďaka čomu naši klienti dostávajú mzdy vždy včas, aj v mesiacoch so sviatkami alebo zmenami v tíme.
Prečo v tomto poradí?
Kroky na seba vedome nadväzujú. Bez toho, aby sme poznali firmu, jej ľudí, kolektívnu zmluvu a benefity (kroky 1 – 4), by sme nemohli nastaviť ani komunikáciu, ani harmonogram – pracovali by sme s neúplnými informáciami. Práve tento postup je dôvod, prečo pri prechode klientov na MAHAX bežne nedochádza k výpadku výplat ani k chybám, a my môžeme zabezpečiť kontinuálnosť miezd, na ktorú sa naši klienti môžu 100% spoľahnúť.
Časté otázky
Ako dlho trvá prevzatie mzdovej agendy v MAHAX?
Pri malej či strednej firme zvládneme dôkladné prevzatie zvyčajne počas jedného mzdového obdobia, v závislosti od zložitosti mzdových pravidiel a rozsahu benefitov.
Musí firma počas prechodu na outsourcing informovať zamestnancov?
Áno, zamestnanci musia byť informovaní o zmene poskytovateľa, ktorý bude spracúvať ich osobné a mzdové údaje, v súlade s požiadavkami GDPR – túto komunikáciu s klientom pripravíme spolu.
Čo ak firma nemá kolektívnu zmluvu ani mzdovú osnovu?
Aj v tomto prípade si s firmou prejdeme jej interné zvyklosti – aj neformálne nastavené príplatky či odmeny si zdokumentujeme, aby sa do nového systému preniesli presne.
Kto zodpovedá za prípadné chyby počas prechodného obdobia?
Zodpovednosť je jasne definovaná už v zmluve pred začiatkom spolupráce, vrátane postupu pri riešení nezrovnalostí počas nábehového obdobia – klient tak vopred presne vie, na čom je.
Kvalitné prevzatie mzdovej agendy je založené na dôkladnosti. Práve preto v MAHAX postupujeme podľa overených 7 krokov – od spoznania firmy, cez zaradenie zamestnancov a benefity, až po komunikáciu a harmonogram – aby prechod na mzdový outsourcing prebehol pre klienta bez výpadku, bez chýb a bez zbytočného stresu.
Plánujete prejsť na mzdový outsourcing a chcete mať istotu, že prechod prebehne hladko? Dohodnite si bezplatnú konzultáciu s MAHAX.
