Keď firma rastie, skôr či neskôr bude stáť pred otázkou: potrebujeme vlastnú mzdovú účtovníčku, alebo je výhodnejšie zveriť mzdy externému partnerovi? Odpoveď väčšiny malých a stredných firiem na Slovensku znie čoraz častejšie rovnako – outsourcing. A dôvodov je hneď niekoľko.
Outsourcing miezd vychádza pre väčšinu firiem lacnejšie a menej rizikovo než zamestnanie internej mzdovej účtovníčky, pretože firma neplatí za mzdu, odvody, benefity, softvér, školenia a zastupovanie počas neprítomnosti jedného človeka, ale platí len za konkrétnu odvedenú službu. Zároveň prenáša zodpovednosť za správnosť výpočtov a aktuálnosť legislatívy na dodávateľa.
1. Skutočné náklady internej mzdárky sú vyššie, ako vyzerajú
Keď firma počíta, či sa jej oplatí zamestnávať vlastnú mzdovú účtovníčku, väčšinou berie do úvahy len hrubú mzdu. V skutočnosti sú náklady oveľa širšie:
- Hrubá mzda + odvody zamestnávateľa (cca 35 % navyše k hrubej mzde)
- ročný nárok na dovolenku, využitie paragrafov a tiež benefity vyplývajúce z firemnej politiky
- Softvér a licencie na mzdové a personálne spracovanie
- Školenia – legislatíva sa mení niekoľkokrát ročne (odvody, minimálna mzda, stravné, dane)
- Zastupovanie počas dovolenky alebo PN – niekto musí spracovať mzdy aj keď je mzdárka chorá
- Náklady na chybné spracovanie – pokuty, penále, dodatočné odvody pri nesprávnom výpočte
Pri malej alebo strednej firme (do cca 50 zamestnancov) tak prepočet nákladov internej mzdárky často vychádza na zamestnanca drahšie, ako mesačný paušál za externé spracovanie miezd.
2. Externý partner nesie zodpovednosť za legislatívu
Slovenská mzdová legislatíva sa mení niekoľkokrát ročne – zdravotné a sociálne odvody, minimálna mzda, stravné lístky, daňové zvýhodnenia. Interná mzdárka musí tieto zmeny sledovať sama, často popri bežnej agende. Externý poskytovateľ mzdového outsourcingu má tieto zmeny ako svoju hlavnú náplň práce a spravidla ich implementuje skôr a bez chýb, pretože rovnaké zmeny rieši naraz pre desiatky klientov.
3. Firma nie je závislá na jednom človeku
Toto je jeden z najväčších, no často prehliadaných rizík internej mzdárky. Ak je mzdová účtovníčka na dovolenke, PN alebo odíde, firma zostáva bez spracovania miezd a často sa to deje práve v kritickom termíne. Pri outsourcingu je za spracovanie zodpovedný celý tím – ak je jeden človek nedostupný, zastúpi ho kolega. Mzdy prídu zamestnancom včas bez ohľadu na to, kto konkrétne ich spracúva.
4. Škálovateľnosť podľa potrieb firmy
Interný zamestnanec je fixný náklad bez ohľadu na to, či firma rastie, alebo naopak prepúšťa. Externý outsourcing sa dá jednoducho škálovať – firma platí za rozsah služby, ktorý reálne potrebuje, a vie ho meniť podľa sezóny, počtu zamestnancov alebo aktuálnych projektov.
5. Menej administratívy, viac priestoru na biznis
Majiteľ alebo HR manažér malej firmy často rieši mzdy popri desiatkach iných úloh. Odovzdaním agendy externému partnerovi sa uvoľňuje čas na to, čo firmu skutočne posúva – obchod, produkty, zákazníci. Mzdový outsourcing zároveň zvyčajne zahŕňa aj poradenstvo v oblasti pracovného práva, čo internej mzdárke bez právneho vzdelania často chýba.
Kedy sa naopak firmám oplatí interná mzdárka?
Outsourcing nie je automaticky najlepšie riešenie pre každého. Interné spracovanie miezd môže dávať zmysel, ak:
- firma má stovky zamestnancov a mzdy sú natoľko komplexné, že sa oplatí mať dedikovaný interný tím,
- ide o špecifické odvetvie s netypickými mzdovými schémami, kde je potrebná úzka a denná spolupráca s vedením,
- firma má už zabehnutý a stabilný mzdový tím s nízkou fluktuáciou.
Pre väčšinu malých a stredných firiem však tieto podmienky neplatia, a preto je pre ne outsourcing miezd efektívnejšia voľba.
Časté otázky
Je mzdový outsourcing drahší ako interný zamestnanec?
Nie, vo väčšine prípadov je lacnejší, ak sa do nákladov internej mzdárky započítajú odvody, softvér, školenia a riziko chýb, nielen samotná hrubá mzda.
Kto zodpovedá za chyby pri outsourcingu miezd?
Zodpovednosť za správnosť spracovania nesie zmluvne dodávateľ služby, čo znižuje riziko pre samotnú firmu v porovnaní so situáciou, keď chybu spraví interný zamestnanec.
Od koľkých zamestnancov sa oplatí outsourcing miezd?
Outsourcing sa oplatí prakticky od prvého zamestnanca, keďže firma neplatí za celý úväzok, ale len za rozsah reálne spracovaných miezd. Pri raste firmy sa výhoda ešte zvýrazňuje.
Dá sa outsourcing miezd skombinovať s personálnym leasingom?
Áno, mnohé firmy kombinujú mzdový outsourcing s personálnym leasingom, keď externý partner zabezpečuje aj nábor a administratívu zamestnancov, nielen výpočet miezd.
Interná mzdárka pôsobí na prvý pohľad ako jednoduchšie riešenie, no pri bližšom pohľade na skutočné náklady, riziká a časovú náročnosť sa pre väčšinu malých a stredných firiem je efektívnejší mzdový outsourcing. Firma tak získava odbornosť celého tímu, istotu dodržania legislatívy a menej starostí – za predvídateľnú a často nižšiu cenu, ako by stál vlastný zamestnanec.
Potrebujete prejsť na externé spracovanie miezd bez rizika a s istotou, že všetko bude v poriadku? Dohodnite si bezplatnú konzultáciu s MAHAX.
